top of page

Accounts Payable Process: Receiving Invoices to Releasing Payment

Pembahasan proses di AP atau Accounts Payable selalu menarik, salah satunya proses Dari Penerimaan Invoice/Faktur hingga Payment/Pembayaran. Anda bisa pelajari dengan singkat di artikel ini. Dan artikel ini membantu tugas dan tanggung jawab sebagai seorang staff account payables.


Jika Anda seorang staff (AP) account payables, selalu ingat bahwa pekerjaan Anda tidak hanya sekadar akuntansi. Anda adalah penjaga setiap pengeluaran yang dibayarkan oleh perusahaan.


Peran Anda sangat penting, mulai dari menerima dan memvalidasi faktur hingga pengkodean biaya yang akurat untuk memastikan kebenaran setiap rupiah yang dibayarkan.

  • Jika Anda tidak memvalidasi faktur/Invoice/PO/GRN, barang yang tidak pernah diterima dapat dibayarkan.

  • Jika Anda salah mengalokasikan kode GL, pelaporan keuangan Anda akan tidak akurat.

  • Jika Anda membayar jumlah yang salah, itu merupakan potensi kerugian bagi perusahaan.

Sekarang Anda tahu seberapa penting peran Anda.


Kami akan bahas secara umum peran Anda sebagai seorang AP team.


Tugas dan Tanggung Jawab seorang Accounts Payables


1. Invoice Receipt

  • Bertanggung jawab atas penerimaan faktur vendor / invoice.


2. The Digital Age

  • Menerapkan digitalisasi faktur/invoice dengan melakukan proses pemindaian/scanning dokumen.


3. Tanggung Jawab Utama / Primary Responsibility

  • Memvalidasi faktur/invoice secara menyeluruh.

4. Invoices Validation

  • Dengan secara ketat dan akurat mengidentifikasi ketidaksesuaian atau kesalahan dalam faktur.

  • mencegah ketidaksesuaian finansial dan potensi selisih.

5. Three-Way Matching

  • Three-way matching adalah praktik terbaik di AP.

  • Menyamakan faktur dengan purchase order dan laporan penerimaan.

6. Memahani koding

  • Akuntan AP harus memahami kompleksitas pengkodean biaya dan alokasi akun.


7. Alokasi Biaya / Expense Allocation

  • Akuntan AP harus dengan benar menetapkan biaya ke departemen atau akun yang relevan dalam organisasi.


8. Paham Prioritas Organisasi

  • Paham Hirarki persetujuan approval yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan, seperti kepala departemen, manajer, dan keuangan.


9. Alur Kerja Persetujuan / Approval Workflow

  • Pelajari strategi untuk mengoptimalkan alur kerja persetujuan dengan menetapkan batas waktu dan berkomunikasi secara efisien dengan pemberi persetujuan


10. Payment Terms

  • Persiapkan pembayaran berdasarkan faktur yang disetujui dan syarat pembayaran yang disepakati dengan vendor.


11. Payment Methods

  • Memahami proses pembayaran yang dapat dilakukan melalui berbagai metode, seperti cek, transfer dana elektronik (EFT), atau kartu kredit.


12. Segregation of Duties

  • Sangat penting untuk memisahkan pemrosesan faktur dan pembayaran untuk menghindari kesalahan dan kecurangan.


Apa lagi yang dapat Anda tambahkan?

5 tampilan0 komentar

Postingan Terakhir

Lihat Semua

Comments


bottom of page